Protejați-vă arhivele și personalul cu soluțiile moderne EUROFIT

Arhivele naționale, diplomatice, patrimoniale, ministeriale, universitare și alte instituții cu volume mari de documente se confruntă adesea cu provocări semnificative în gestionarea și protejarea materialelor arhivate. Implementarea unor soluții adecvate de rafturi și proceduri de arhivare nu doar că îmbunătățește eficiența, dar și contribuie considerabil la siguranța angajaților și integritatea documentelor pe termen lung.

Soluții de rafturi pentru arhive sigure și eficiente

EUROFIT oferă o gamă variată de soluții de rafturi special concepute pentru nevoile instituțiilor cu arhive extinse:

1. Rafturi metalice pentru depozitare: Rezistente și durabile, aceste rafturi suportă greutăți mari și sunt configurabile în funcție de spațiul disponibil;

2. Rafturi mobile acționate manual: Aceste sisteme permit transformarea culoarelor dintre rafturile convenționale în spațiu util pentru depozitare, dublând astfel capacitatea de stocare. Rafturile sunt acționate cu ajutorul unei manivele;

3. Rafturi mobile automatizate: Sistemul Plug & Move oferă control complet al arhivei mobile de la distanță, cu funcții avansate de securitate și management al documentelor. Acest sistem inovator poate fi implementat pentru orice arhivă mobilă existentă, indiferent de marcă;

4. ACR (Autonomous Case-handling Robot): Sistem robotizat autonom de tip Goods-To-Person pentru manipularea mărfurilor și documentelor, ce permite ridicarea inteligentă, transportul, navigarea automată, evitarea obstacolelor și încărcarea automată cu stabilitate și precizie ridicată.

Proceduri esențiale de arhivare

Pentru a maximiza eficiența și siguranța arhivelor, este crucial să se implementeze proceduri adecvate de arhivare:

1. Organizare și clasificare: Sortați și clasificați documentele în funcție de criterii precum tipul, data sau importanța;

2. Indexare și etichetare: Utilizați un sistem eficient de indexare și etichetare pentru a facilita identificarea rapidă a documentelor;

3. Politici de retenție: Stabiliți reguli clare pentru păstrarea și eliminarea documentelor în conformitate cu cerințele legale;

4. Digitalizare: Când este posibil, digitalizați documentele pentru a reduce spațiul fizic necesar și a îmbunătăți accesibilitatea;

5. Securitate și acces controlat: Implementați măsuri de securitate pentru a proteja documentele sensibile și a limita accesul doar la personalul autorizat cu ajutorul soluției Plug & Move;

6. Mentenanță regulată: Efectuați verificări periodice ale sistemelor de rafturi și ale condițiilor de depozitare pentru a preveni deteriorarea documentelor.

Beneficiile implementării soluțiilor EUROFIT

Prin adoptarea soluțiilor de rafturi EUROFIT și implementarea procedurilor corecte de arhivare, instituțiile pot:

• Elimina riscul prăbușirii rafturilor peste angajați;

• Optimiza spațiul pentru depozitare;

• Îmbunătăți accesibilitatea documentelor;

• Asigura protecția pe termen lung a materialelor arhivate;

• Crește eficiența operațională a arhivei.

Investiția în sistemele moderne de rafturi și proceduri de arhivare nu este doar o măsură de siguranță, ci și o strategie inteligentă pentru gestionarea eficientă a resurselor informaționale valoroase.

Contactați-ne astăzi pentru a descoperi împreună cum vă putem transforma arhiva într-un spațiu sigur, eficient și modern, adaptat nevoilor specifice ale instituției dumneavoastră.